Không có bất kỳ một khuôn mẫu nào cho kế hoạch truyền thông của thương hiệu, bởi, mỗi doanh nghiệp sẽ có định hướng riêng biệt. Kế hoạch truyền thông thực chất là một nghệ thuật xây dựng và người tham gia vào hoạt động này chính là một nghệ sĩ.
Kế hoạch truyền thông là gì?
Trong bất cứ chiến dịch truyền thông nào, việc đầu tiên không thể thay thế đó chính là lập kế hoạch. Sở dĩ đây là khâu quan trọng vì nó gắn liền với việc lựa chọn đối tượng, mục tiêu và những hoạt động tiếp đó của chiến dịch.
Có nhiều cách hiểu về kế hoạch truyền thông nhưng có thể tóm gọn lại rằng, kế hoạch truyền thông là khâu đầu tiên trong toàn bộ chiến dịch truyền thông, là quá trình xác định các mục tiêu, đối tượng liên quan, kênh truyền thông, phương thức truyền thông, phương án chi tiết cho từng công việc, từng giai đoạn cụ thể, dự trù kinh phí… nhằm đạt mục tiêu chiến dịch truyền thông đã đề ra.
Mỗi doanh nghiệp sẽ có kế hoạch truyền thông khác nhau, tùy vào quy mô chiến dịch, tính chất và yêu cầu của khách hàng.
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch truyền thông
Xây dựng kế hoạch là công việc rất cần thiết trong bất cứ công việc nào. Đó sẽ là kim chỉ nam để chúng ta bước đi và đến đích đúng như mong muốn. Khi lập kế hoạch truyền thông, chúng ta sẽ biết được quy trình mình cần thực hiện, những rủi ro có thể gặp phải, từ đó hạn chế các sự cố, tiết kiệm nguồn lực và nhân lực… Đồng thời, đó cũng là thước đo để đánh giá hiệu quả hoạt động truyền thông.
Tựa như dàn ý của một bài văn sẽ chỉ lối cho người viết cần viết những gì, sắp xếp lời văn trong bài ra sao thì kế hoạch truyền thông cho biết mục tiêu và cách để đạt được mục tiêu đó. Khi tất cả mọi người đã nắm rõ nhiệm vụ của mình và cách để thực hiện nhiệm vụ đó, họ sẽ có tinh thần làm việc cao và có tổ chức. Ngược lại, nếu không có kế hoạch, mọi việc sẽ chỉ là tự phát và không hiệu quả.
Bên cạnh đó, kế hoạch truyền thông hỗ trợ rất nhiều cho công việc của người quản lý. Họ có thể dự đoán được những khả năng, tiềm ẩn rủi ro có thể xảy đến trong từng giai đoạn, từng công việc… Từ đó có giải pháp thích hợp để ứng phó. Những tiêu chuẩn được đặt ra trong kế hoạch truyền thông sẽ là căn cứ để kiểm tra tính hiệu quả của cả chiến dịch.
Cuối cùng, kế hoạch giúp nhà quản lý sắp xếp nguồn lực, nhân lực và phân bố thời gian của từng công việc sao cho hợp lý. Qua đó làm giảm được chồng chéo và tránh lãng phí trong quá trình thực hiện chiến dịch truyền thông.
Chính vì thế, dù là chiến dịch nhỏ hay lớn, các nhà truyền thông cũng nên xây dựng một kế hoạch chi tiết, cụ thể để hoạt động truyền thông đạt hiệu quả như mong muốn.
Các bước lập kế hoạch truyền thông
Có rất nhiều “mẫu” kế hoạch truyền thông được các chuyên gia trên thế giới chỉ ra với các phần khá giống nhau. Do đó, có thể đúc kết quy trình lập kế hoạch truyền thông như sau:
Bước 1: Nghiên cứu tình hình (xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức trong quá trình thực hiện chiến dịch truyền thông)
Bước 2: Xác định mục tiêu (xác định “đích đến” để tìm con đường)
Bước 3: Xác định đối tượng mục tiêu (bao gồm công chúng đích và công chúng liên quan)
Bước 4: Xây dựng thông điệp truyền thông (điều thương hiệu muốn truyền tải và thúc đẩy hành động của công chúng)
Bước 5: Lựa chọn kênh, hình thức truyền thông (các kênh truyền thông phổ biến như quảng cáo truyền hình, internet, báo chí…)
Bước 6: Xác định ngân sách, thời gian thực hiện, phương án khắc phục rủi ro nếu xảy ra.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả chiến dịch truyền thông.
Trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông, bạn cần liên hệ từng phần với nhau, vì mỗi khâu là “mắt xích” quan trọng, đều hỗ trợ, bổ sung và hoàn thiện cho nhau. Tuy nhiên, các nhà truyền thông cũng nên linh hoạt trong quá trình thực hiện chiến dịch để phát huy mọi ý tưởng sáng tạo và độc đáo.
Hãy luôn nhớ rằng, không có bất kỳ kế hoạch truyền thông hoàn hảo nào. Mỗi kế hoạch sẽ là một màu sắc, một hướng đi khác nhau. Và có thể nó không hoàn hảo nhưng ít nhất hãy chứng minh đó là một kế hoạch truyền thông tốt.
